"20 000 - 30 000 тысяч" - это 20-30 миллионов, тут уже ничто не поможет.
А по теме предложу бюджетирование по статьям затрат, пусть даже и в тетрадке. Тогда будешь не только факт с фактом предыдущих периодов сравнивать, но и с планом.
Тетратдка
Проблемы невозможно решaть нa том же уровне компетентности, нa котором они возникaют. Альберт Эйнштейн